Digitální dokumentace: řízené vydání, distribuce i seznámení v jednom systému
Udělejte z dokumentace řízený proces — ne chaos v papírech a sdílených discích. Řízené vydání, automatická distribuce, potvrzení seznámení operátorů a kompletní audit trail. Vše s dohledatelností, verzováním a ISO 9001 ready.
Pro koho je digitální dokumentace
Pro:
- Vedoucí kvality / Quality Manager
- Process Engineer / Technolog
- Výrobní management
- Mistr / Vedoucí směny
- IT / Systémový administrátor
- Management reprezentant (ISO)
Ideální, když:
Chcete eliminovat chyby z neaktuálních dokumentů, zkrátit čas distribuce a mít přehled o seznámení operátorů — bez papírů, Excelů a sdílených disků.
Problémy z praxe, které řešíme
Nejčastější důvody, proč se firmy rozhodnou digitalizovat dokumentaci
Neaktuální dokumenty ve výrobě
Operátoři pracují podle starých verzí → chyby, neshody, náklady na přepracování.
Pomalá distribuce změn
Nové verze se distribuují dny/týdny → zpožděné zavádění zlepšení.
Chybí důkazy o seznámení
Při auditu není jasné, kdo, kdy a s čím se seznámil → papírové podpisy se ztrácejí.
Chaos ve verzích
Dokumenty v různých verzích na sdílených discích → nejasné, která je aktuální.
Chybí audit trail
Při nálezech z auditu/zákazníka těžko dohledáváte historii změn a schvalovací proces.
Jak to řešíme
Tři hlavní oblasti digitální dokumentace — můžete nasadit samostatně jako pilot
Řízené vydání dokumentů s workflow schvalování a verzováním
Co to řeší:
Chaos ve verzích, neautorizované změny, ztracená historie
Workflow schvalování
Návrh → revize → schválení → vydání, jasné role a odpovědnosti
Automatické verzování
Každá změna = nová verze, archivace starých verzí, kompletní historie
Elektronické podpisy
Důkaz o autorovi, schvalovateli a datu, neměnný audit trail
Mockup: Workflow schvalování
Mockup: Distribuce dokumentů
Automatická distribuce s notifikacemi a přístupem odkudkoliv
Co to řeší:
Pomalá distribuce, ruční tisk a roznos, nejasné kdo má co
Okamžitá distribuce
Nová verze je okamžitě dostupná na všech zařízeních (tablet, kiosek, PC)
Notifikace a eskalace
Automatické upozornění cílových skupin (email, push, in-app)
Řízení přístupu
Kdo má právo vidět/upravovat jaké dokumenty podle role
Důkazy o seznámení operátorů s elektronickým podpisem
Co to řeší:
Ztracené papírové podpisy, nejasné kdo se seznámil, problémy při auditu
Elektronické potvrzení seznámení
Operátor potvrdí seznámení elektronicky (tablet, kiosek)
Kompletní audit trail
Kdo, kdy, s kterou verzí, na jakém zařízení — vše dohledatelné
Přehled o plnění
Dashboard: kdo se seznámil, kdo ne, eskalace při nedodržení termínu
Mockup: Elektronický podpis
Poznámka: Každý blok můžete nasadit samostatně jako pilot. Nemusíte řešit všechno najednou.
„Od vydání nové verze po seznámení všech operátorů to trvá hodiny místo týdnů. Při auditu máme všechny důkazy na pár kliků."
— Quality Manager, automotive supplier
Zkrácení času distribuce a seznámení
(reálné číslo z pilotu)
Další zdroje:
Jak probíhá nasazení
Od diagnostiky k pilotu za pár týdnů
Rychlá diagnostika
30 minut
Projdeme vaše 2–3 typické scénáře (workflow vydání, distribuce, seznámení) a identifikujeme přínosy.
Pilot
Rychlé ověření přínosu
Nasadíme jeden vybraný proces (např. pracovní instrukce na 1 lince nebo technologické postupy) a nastavíme workflow.
Rollout a rozšíření
Škálování
Rozšíříme na další typy dokumentů, doladíme workflow a notifikace pro celý závod.
Chcete zjistit, kde se vám digitalizace dokumentace nejvíc vrátí?
Domluvte si nezávaznou diagnostiku. Za 30 minut si ujasníme přínos, první krok a připravíme podklady pro demo.